WhatsApp06 13 14 02 61
BEL 088 4 111 222

EXTRA INFORMATIE

Wet Incassokosten
Op 1 juli 2012 is de nieuwe Wet Incasso Kosten (WIK) in werking getreden, welke toeziet op een kostenregulering tussen Business en Consumer & Consumer en Consumer. In deze wet is de hoogte van incassokosten vastgelegd voor consumenten / particulieren. Kortom u kunt als ondernemer niet meer zelf de hoogte van incassokosten bepalen. Deze wet heeft daarnaast eveneens tot gevolg dat het opvoeren van kosten als aanmaningskosten, administratiekosten, etc. niet langer is toegestaan. In de WIK is vastgelegd wat de minimale en maximale incassokosten zijn die een schuldeiser mag factureren. Bovendien omschrijft de WIK het (minnelijke) incassotraject. Na het overschrijden van de betalingstermijn dient u conform de geldende regels uw debiteur eerst nog een zogenaamde 14-dagenbrief te sturen. In deze brief stelt u de wanbetaler nogmaals in de gelegenheid om het totale bedrag binnen 14 dagen te voldoen en zegt u tevens exact aan welke (incasso-)kosten uw debiteur verschuldigd is, indien de betaling uitblijft.

Zoals gezegd geldt de WIK (Wet Incasso Kosten) voor natuurlijke personen die niet handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Valt u debiteur hier buiten dan is het verzenden van een 14-dagenbrief dus niet noodzakelijk en kunt u deze achterwege laten. Verder geldt de WIK voor alle ondernemers die zaken doen met particuliere klanten.

Minnelijke incassoprocedure
De door u te volgen (minnelijke) incassoprocedure ziet er als volgt uit:

1. Versturen van de factuur;
2. Versturen van ingebrekestelling;
3. Versturen van 14-dagenbrief;
4. Versturen van aanmaning met incassokosten.

14-dagenbrief
Nadat u uw debiteur in gebreke heeft gesteld en is hij/zij in verzuim en kunt u tot verzending van de hiervoor genoemde ’14-dagenbrief’ overgaan. In deze brief maant u de wanbetaler aan, om alsnog binnen 14 dagen het factuur bedrag inclusief de vervallen rente, doch zonder bijkomende kosten te voldoen.

Het is van belang dat deze 14-dagen brief voldoet aan de onderstaande vereisten:

– Vermelding van het factuurbedrag;
– Vermelding van de betalingstermijn van 14-dagen;
– Vermelding van het exacte bedrag dat na het verstrijken van deze 14 dagen aan incassokosten verschuldigd is.

Zie ook de voorbeeldbrieven

Welk bedrag mag een schuldeiser aan incassokosten in rekening brengen?
Zoals reeds aangegeven is de hoogte van de incassokosten met de inwerkingtreding van de WIK voor consumenten en particulieren aan banden gelegd. Onderstaande tabel geeft aan wat u maximaal bij uw debiteur in rekening mag brengen:

Hoofdsom Kosten (% van hoofdsom)
2.500,- of minder 15 % (minimum van 40,-)
2.500,- t/m 5.000,- 10 %
5.000,- t/m 10.000,- 5 %
10.000,- t/m 200.000,- 1%
meer dan 200.000,- 0.5% (maximum van 6.775,-)

Waarom zijn goede algemene voorwaarden zo belangrijk?
In Algemene Voorwaarden legt u vast onder welke condities u zaken doet met uw klanten. U beschermt uzelf hiermee en schept duidelijkheid voor uw klanten. Als u als ondernemer zich vooral richt op business-to-business, kunt u in uw algemene voorwaarden afwijken van de regels die de Wet Incasso Kosten rondom incasso voorschrijft.

Algemene Voorwaarden zijn bindend, indien u bij de totstandkoming van uw overeenkomst deze beiden van toepassing verklaart. Het is dus van belang dat u de te hanteren algemene voorwaarden voorafgaand aan de klant ter hand stelt.
Naast de hoogte van incassokosten en het omgaan met niet-betalende klanten zijn er velerlei zaken die middels Algemene Voorwaarden kunnen worden vastgelegd. Hierbij valt onder ander te denken aan: aansprakelijkheden, onder-aanneming, levertijden, enz.

Aanvullingen/begrippen/vereisten

Factuur
Aan een factuur worden de volgende (minimale) wettelijke eisen gesteld. Voor bijzondere eisen bij bepaalde ondernemers, zie de site van de belastingdienst. Op de factuur moeten de volgende gegevens worden vermeld:
– de volledige naam van de ondernemer en die van de afnemer van het goed/dienst;
het moet de juridische naam zijn op de factuur (rechtspersoon/natuurlijke persoon). De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat;
– het volledige adres van de ondernemer en dat van de afnemer; het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd (vermelding postbusnummer is niet voldoende);
– btwnummer (bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert);
– KvK nummer;
– de datum waarop de factuur is uitgereikt;
– een uniek volgnummer (factuurnummer);
– de aard van de goederen of diensten die zijn geleverd;
– de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die zijn geleverd;
– de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
– het bedrag dat in rekening wordt gebracht, exclusief btw;
als prestaties worden geleverd met verschillend btw tarieven dan is vereist dat de bedragen apart worden vermeld. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is;
– het btw-tarief dat in rekening wordt gebracht;
– het btw- bedrag
– Als de btw is verlegd dan vermelden op de factuur btw verlegd en het btw nummer van de afnemer;
De bewaarplicht van de facturen/administratie is 7 jaar.
De belastingdienst vereist kennelijk niet dat er een betalingstermijn wordt genoemd op de factuur. Het is juridisch gezien wel verstandig om een betalingstermijn daarin op te nemen. Op de vraag of de klant meteen in verzuim is na het verstrijken van die betalingstermijn is relevant of die betalingstermijn vooraf voor of bij het sluiten van de overeenkomst – met de klant is afgesproken bijv. in algemene voorwaarden die van toepassing zijn. Is dat niet het geval, dan is strikt genomen een ingebrekestelling nodig om het verzuim te doen intreden.

Ingebrekestelling
De ingebrekestelling is een aanmaning, waarbij aan de klant/tegenpartij nog een redelijke termijn moet worden gesteld om zijn/haar verplichting uit de overeenkomst na te komen. Als nakoming binnen die termijn uitblijft, dan treedt formeel het verzuim van de tegenpartij in. De ingebrekestelling moet volgens de wet schriftelijk moet plaatsvinden. Dat mag per (aangetekende) brief, exploot, fax of e-mail. Op de verzender ligt wel de bewijslast dat, bij betwisting, de ingebrekestelling de tegenpartij heeft bereikt. De voorkeur heeft dus een aangetekende brief of exploot van een deurwaarder. Een ingebrekestelling is niet altijd vereist. Soms treedt het verzuim ook zonder ingebrekestelling in, bijvoorbeeld als sprake is van een zogenaamde ‘fatale termijn’. Na intreding van het betalingsverzuim kan aanspraak worden gemaakt op rente.

Aanmaning
Een aanmaning of, ook wel sommatie genoemd, is een algemene naam voor een mededeling (dat kan zowel mondeling of schriftelijk zijn) aan de tegenpartij/klant met daarin de aansporing om alsnog tot nakoming van zijn/haar verplichting uit de overeenkomst over te gaan. Ook een betalingsherinnering (en ingebrekestelling) kan worden beschouwd als een aanmaning. Vaak wordt na de ingebrekestelling nog een extra aanmaning gestuurd aan de klant/tegenpartij om tot nakoming van de overeenkomst binnen een bepaalde termijn over te gaan. Dat is geen wettelijke verplichting of vereiste, maar wordt vaak gedaan uit oogpunt van klantvriendelijkheid. Als na deze aanmaning niet tot betaling of nakoming wordt overgegaan, wordt overgegaan tot de volgende stap:

De 14-dagen brief
Nadat de aanmaning is verstuurd (zie hiervoor) en de tegenpartij/klant betaalt niet of komt zijn of haar verplichtingen niet na, dan is het mogelijk om een gerechtsdeurwaarder/incassobureau in te schakelen om de vordering te innen. De deurwaarder /het incassobureau rekent daarvoor kosten. Die kosten kunnen aan de tegenpartij/klant worden doorbelast, maar de wet kent daarvoor wel bijzondere regels. Zo zijn de incassokosten die maximaal mogen worden doorbelast qua hoogte beperkt (afhankelijk van de hoogte van de hoofdsom) en zijn particuliere klanten (klanten die dus niet handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf) deze kosten pas verschuldigd nadat het verzuim is ingetreden, en aan hen een 14 dagen brief is verstuurd en zij geen gevolg hebben gegeven aan de inhoud van die brief. De 14 dagen brief kan door de opdrachtgever zelf of door de deurwaarder/incassobureau worden verstuurd. Bij zakelijke klanten is de 14 dagen brief geen vereiste.

De 14 dagen brief moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen:

– Hoofdsom (oorspronkelijke bedrag);
– Een betalingstermijn van 14 dagen na dagtekening van de brief (de termijn vangt aan de dag na aanmaning);
– De mededeling aan de klant/tegenpartij dat bij niet of niet tijdige betaling, de vordering uit handen zal worden gegeven aan een deurwaarder/incassobureau, en waarbij onder meer aanspraak zal worden gemaakt op incassokosten (al dan niet verhoogd met de btw daarover);
– Het bedrag dat daadwerkelijk aan incassokosten zal worden gevorderd moet specifiek in de brief worden genoemd en ook het BTW bedrag daarover moet specifiek (apart van de incassokosten) in de brief worden genoemd;

Als de klant/tegenpartij naar aanleiding van de 14 dagen brief niet betaalt, dan is de volgende stap: een sommatiebrief van de deurwaarder/incassobureau met daarin opgenomen: de hoofdsom, rente en incassokosten.